加藤秀俊 著作データベース
情報整理のために
発行年月: 19910330
掲載 : 月刊自治フォーラム
発行元 : 第一法規出版
情報整理のために 加藤 秀俊
情報ということばでなにを意味するかは、学問分野によって、また学者によってちがう。現代の生物学では遺伝子も情報としてとらえているし、ほんらいの情報科学すなわち通信理論のほうでは情報量をビットという数値で計算したりもしている。べつなことばでいえば、おなじ情報という用語をつかいながら、完全に合意に達した定義はないのである。しかし、ここでは、われわれがふつう常識的につかっている「情報」すなわち、文字や言語を中心に社会生活をささえている情報を主題にしてとりあつかうことにする。具体的にいえば、新聞、放送といったマス・メデイアはもとよりのこと、日常業務のなかでの会議、議事録、もろもろの文書など意味する。
さて、このような前提のもとにわれわれの毎日の生活、とりわけ職場生活をふりかえってみよう。この文章の読者はことごとく地方公共団体の職員である。その職種のいかんをとわず、しごとのかなりの部分は書類との格闘、といってさしつかえない。起案書類もあるし、決裁をうけるべき書類もある。他の部局からまわってくる回覧書類もある。関連した組織からの問い合わせ文書もあるし、地域団体の発行する新聞や雑誌もある。ぜんぶを読むことだけでもたいへんなのにじぶんでも文書をつくらなければならない。いいかえれば、われわれはいっぽうで情報をうけとりながら、他方では情報を「生産」しているのである。情報の洪水、というのはあまりにも陳腐ないいかたかもしれないが、ほんとうにわれわれはおびただしい量の情報のなかで神経をすりへらしているのである。「情報化時代」というのはそういうことなのだし、いまの日本では就業人口の六割以上がホワイト・カラー、すなわち事務系のしごとについているわけだから、われわれのおおくは、もっぱら文字情報をあつかう「情報人間」になっているのである。そうしたなかで、われわれのなかには神経が疲労して病的な症状をみせているひともいる。「情報化時代」というのは、そんなにたのしいものではないのだ。
だが、われわれは書類と文字のなかで生活しなければならない。それがわれわれの「しごと」なのである。いったい、どのようにしたら、この時代と状況のなかで「しごと」をすすめていったらよいのだろうか。それをかんがえてみたい。
まず、第一にしなければならないのは、必要な情報とそうでないものとを「分別」して不必要なものを捨てることである。なんでもかんでもとっておく、というのではどうにもならない。たとえば、朝、新聞が配達されてくる。世界情勢を知っておくことはだいじだし、国内、そして地域のニュースも知っていなければなるまい。しかし、折込み広告などをすべて読んでいたのでは日が暮れてしまう。いらないものは、さっさと捨てるべきだ。捨てて、身軽になること。それが情報整理の第一歩なのである。職場でもそうだ。あとでのべるように、情報整理のためには「分類」ということをしなければならないが、その「分類」のはじまりは捨てる情報と保存すべき情報とを区別することにある。職場でも、じつは長期にわたって保存すべき情報というのはあまり多くはない。たとえば、会議開催通知、といったようなものはその時日、議題、場所などをじぶんの手帳に転記して、すぐに捨ててしまったほうがよい。わたしじしんの経験からいっても、この種の書類をデスクのうえに置いておくと、またたくうちにデスクは書類の山になる。どんどん書類を「分別」して、捨てるものはその場で捨てる。それがだいじなのだ。 第二になすべきことは、いまのべた「分類」である。どのように「分類」するかはそれぞれの個人によってちがう、といえばちがうけれども、組織のなかでは、上司・同僚・部下などと共有すべき情報と個人の情報とがある。前者については、それぞれの部局または課で書類を一括保存しておけばそれでよろしい。会議の議事録などはたいせつだが、それを関係者すべてが一部づつ保存する必要はあるまい。そもそもこうした情報は、やたらにコピーをとって紙を無駄にするにはおよばないのである。そうしたことは、個人の問題というよりは組織の問題だ。むかしからある文書課とはべつに、ほんとうは各課ごとにその課にかかわる文書整理担当者がいて、そこにゆけばなんでもきっちり整理されているような組織上のくふうがほしい。そのために、また定員が必要だ、などとヤボなことはいわないほうがよろしい。現有勢力のなかで、そのくらいのやりくりはつくはずなのである。そして、必要におうじてその文書整理係のところで書類を閲覧したり、あるいはコピーをとったりすればよろしいのである。ありがたいことにわれわれはコピー機械というものをかなり自由につかうことができる時代に生きている。じっさい、複写機ができてから、われわれはコピーということを無造作にするようになった。だからといって、やたらになんでもコピーという無駄はやめたほうがいいが、こんなふうに組織的な智恵がはたらいてくれれば、われわれの身辺はずいぶん片づくはずなのである。
じっさい、おたがい反省してみると、ほんとうに意味のある書類でないものがいったいどれだけわれわれのデスクのうえで意味もなく眠っていることか。とにかく、こうしたコピーをもふくめて不要の「紙」がどれだけあることか。それは、あなたじしんの机のうえやヒキダシのなかをしらべてみれば一目了然であろう。いささか余談になるが、役所というのは民間企業にくらべておどろくほど紙をおおくつかう。東京都庁舎が移転するにあたって最大の引っ越し荷物はダンボール箱につめた書類だという。その数が何万にもおよぶ、というはなしをわたしはきいた。それは担当者にいわせれば必要、ということになるのだろうし、法律によって保存期限がさだめられているものもすくなくはあるまい。しかし、同一の文書があちこちに散在していて、相互の連絡もないままロッカーにつめこまれている、といった場合もけっしてすくなくないはずだ。そのことは、定年退職してゆくひとたちがじぶんのデスクを整理している風景をみただけですぐにわかる。とにかく、かれらのデスクからはおどろくほどの書類がゾロゾロと出てくる。そしてかれらは、それらの「紙」をいちいちしらべながら、その大部分は捨ててゆくのが実状ではないか。その前日まで必要だった書類があることはよくわかる。しかし、ヒキダシの底から一〇年以上むかしの、すっかり忘れてしまっていた書類がいっぱい出てくることもめずらしくはないのである。
さて、本題にもどろう。問題は「分類」であった。第一段階は捨てるものと保存するものとを「分類」し、いらないものはさっさとその場で捨てる。第二段階は、しごとのうえで共有すべきものとじぶんが個人として必要なものとを「分類」する。そして、そのつぎの段階は、個人のもっている、あるいはもっていなければならない情報をどう「分類」するかという問題だ。これはそれぞれの職務内容や個人的性格によってかなりちがう。ひとによっては、新聞の切抜きなどを項目別に分類するのが便利かもしれないし、職務によっては地区別の分類が役にたつかもしれぬ。人名を主にするのが便利なら五〇音順の分類もよろしかろうし、手紙などを整理するときには日付順でまとめておくほうがよいかもしれない。このへんのところは、すべてそれぞれの個人のつかい勝手による。じぶんにとっていちばん便利な方法で「分類」したらそれでよろしいのである。
そのように分類された書類や切抜きをどのようにしたらよいのか、もそれぞれにくふうしたらよろしい。いちばんふつうにはファイルである。通常の事務用デスクにはファイルをいれることのできるヒキダシがかならずついている。あのヒキダシは文書の分類整理にはきわめて効率的なのだが、あまりそれを有効に使用しているひとはいない。なんとなく、ふるい雑誌や記念品のたぐいをいれたり、運動靴をいれたり、ひどいばあいには業務終了後にちょっといっぱい、というので酒瓶をこっそりいれたりしているひともいないわけではない。ファイルではなく、項目別に綴じ込みをつくるのもよいし、ボックス・ファイルにいれて書棚に置くのもいいだろう。このあたりのところについて、わたしは『整理学』（中公新書）でかなりくわしく書いたから、あとはその本を参照していただきたい。
「分類」という作業はだいじなしごとだ。そしてそれはたいしてむずかしいことではない。ただ、そのばあい、気をつけなければならないのは、分類整理をその場、その時間にすることだ。あとでまとめて整理しよう、などとかんがえていたら、結局はなにもできなくなる。整理業務というのはちょうど食事だの洗面だのとおなじように、毎日の日課のひとつとして習慣の一部にすることにしなければならない。いったん習慣になれば、一日わずか五分もあればできるしごとなのだから、なんということもない簡単なはなしだ。整理がゆきとどかなくなるのは、おおむね、それを明日にのばし、それをさらにのばしてしまうからである。それが一週間、一月、とのばしていたら、もう手おくれである。だいじな書類がどこにあるのか、いくら机のうえの雑然とした書類の山をひっくりかえしてもいっこうに出てこない。イライラしても、それは身から出たサビというものであろう。 このようなことは、実務についている人間にとって常識というべきものであろうが、もうひとつ、現代文明がわれわれにあたえてくれたあたらしい技術がある。それは、情報をたんに紙のうえに記録、保存するのではなく、電子的方法で整理することである。たとえば、われわれのまわりには、いまワードプロセッサー、つまり通常「ワープロ」ということばでよばれている商品が容易に手にはいるようになっている。あんなむずかしいものはじぶんには操作できない、などとはじめからあきらめてはいけない。だれだって、自動車の免許取得のためにはいささかの努力をする。一日ではできない。しかし、教習所に通えば、ふつうの人間は自動車の運転ができるようになる。ワープロだっておなじことだ。だれにでもできる。そして、いったん運転免許を取得した人間がはじめてハンドルをにぎったときからまったくあたらしい世界を発見するのとおなじように、ワープロに馴れたら、情報の世界、そして情報整理の世界にはあたらしい視野がひらけてくる。なぜなら、ワープロは情報整理のためのおどろくべき性能をもっているからだ。 たとえば、文書作成をかんがえてみよう。それが書簡であれ、あるいは起案書であれ、じぶんがつくった文書はフロッピー・デイスクがちゃんと記憶していてくれる。機種にもよるが、作成した文書を日付順に記憶させることもできるし、五〇音順にならべさせることも不可能ではない。パソコンになれば、このような整理は完全にできる。来信だの、保存すべき議事録だのは、イメージ・スキャナーで読みとっておけばよろしい。スキャナーは手書きの文字でも図形でもそのまま記憶しておいてくれる。再生するときには画面のうえに呼び出すこともできるし、必要ならそれを印刷することもできる。じっさいデイスクの記憶容量はびっくりするほどおおきい。わたしは一冊の書物を書いて、それをデイスクに記憶させてみておどろいた。なにしろ、文字数にして一〇万文字。それを一枚のデイスクにいれて、なお余裕がある。演算スピードはずいぶんおそくなるだろうが、たぶんこの五倍以上の文字はデイスクのなかにはいってしまうだろう。みじかい手紙だったら、二年分ぐらいの記憶容量がある。
とするなら、じつは、もはやファイルだの切抜きだのといったものは必要ではないのである。じぶんの職場のことを書くのはいささか気がひけるが、わたしの機関では、部課長以上の役職者はそれぞれにワープロをもっている。文書は原則としてじぶんたちでつくる。正直なところ、みな四〇歳以上のひとたちだから、さいしょは一部に不安があったようだ。しかし、全員がそろって講習をうけて、いまではみながじぶんで文書をつくり、それを会議で配布したり、保存したりしている。手書きの文書を部下にわたして、それをワープロ入力、というのは二度手間になるし、時間も紙も無駄になる。それに、このように文書をじぶんで機械的方法でつくるようになると、書いたものをいちいちさがさないでもすむ。いったんつかいはじめたら、その便利さは捨てがたい、というのがこれら役職者の実感であるらしいのだ。もとより、いくら講習をうけたから、といって、プロ並みにワープロをつかいこなす、というわけにはゆかない。しかし、二年ほどまえに導入された当時にはいちいちキーをさがしてサミダレ式の入力をしていた課長さんたちもいまではかなりはやくそれぞれのデスクのうえで毎日ワープロ作業に取り組んでいる。
また余談になってしまったが、だいじなことはこんにちの社会では、情報整理は電子的方法で可能になっているのである。わたしじしんも、むかしはじぶんの書いた文章や、手紙、さらによそからいただいた文書などをファイルで保存していたのだが、いまではすべてを以上にのべたような方法で処理している。公文書なども、その原本はそのままのかたちで保存しなければならないけれども、入力につかわれたデイスクのコピーをもっていれば、紙以外の形式でみごとに情報の保存整理ができるのである。極端にいうならば、平均的な事務のばあい、業務上必要な文書整理は数枚のフロッピー・デイスクをつかい分けることで可能なのだ。これからさき、ＣＤが記憶装置としてはいってくれば、ひとりの人間が一生のあいだに処理するだけの情報を整理することもけっして夢ではあるまい。技術にあまりにも依存するのもよくないが、そうした情報処理技術を無視するのもおろかなことだ。業務はもとよりのこと、個人生活のなかでも、伝統的なファイルやフロッピー・デイスクなどを併用しながら、整理の技法をそれぞれにくふうしたい。
（文部省放送教育開発センター所長）
加藤秀俊著作データベース
文書管理番号: 1048